クララ株式会社、Questetra BPM Suite導入で新入社員向けアカウント準備リードタイムを実質半日に短縮

概要

クララ株式会社は、DX推進に伴うSaaS利用の急増によるアカウント運用負荷の増大と業務プロセス統制の課題に対し、クラウド型業務プロセス管理システム（SaaS BPMS）「Questetra BPM Suite」を導入しました。その結果、新入社員向けアカウント準備のリードタイムを延べ1週間から実質半日へと大幅に短縮しました。本事例では、クララのクラウドソリューション事業部 コーポレートITグループ 山崎様より、導入の背景、理由、効果について伺いました。

導入事例ページ： https://questetra.com/ja/customers/clara-202604/

導入前の課題：SaaS急増による「手作業の限界」と「進捗の断絶》

クララ株式会社では、以前よりQuestetra上で「入退社に伴うアカウント管理」を運用し、人事や各部門との連携は円滑でした。しかし、コロナ禍以降のリモートワーク普及により利用SaaSが急増したことで、アカウント発行作業が各管理画面でのコピー＆ペーストといった手作業に依存せざるを得なくなりました。これにより、作業負荷の増大に加え、リモート環境下での進捗把握や関係者間の連携にも課題が生じ、統制を維持しながらプロビジョニングを自動化することが喫緊の課題となっていました。

Questetra採用の理由：複雑な業務を破綻なく統制できる基盤

新たなツールへの置き換えも検討されましたが、クララ株式会社は既存のQuestetraを基盤として活用し続けることを選択しました。その理由は、複雑な業務プロセスをそのまま表現し、部門を跨いだ依存関係まで含めて管理できる点にあります。複数の部門が関与する業務において、「前工程が完了しなければ次に進めない」といった関係性をメールやチャットで運用すると、属人的になり停滞や漏れが発生しやすくなります。Questetraでは、こうしたやり取りや並列処理をフローとして定義し、「誰が・いつ・何をすべきか」を明確に可視化できます。複雑な判断や例外も含めて“ありのまま”の業務を扱える点が大きな強みであり、他のワークフローシステムでは実現できない、複雑な分岐や人の判断、並列処理を破綻なく制御できることが評価されました。この基盤を活かし、Questetraを起点に外部サービスと連携することで、人の判断プロセスとアカウント発行などの自動処理を一つのフローとしてつなぎ直しました。

導入効果：リードタイム短縮とミス撲滅の両立

Questetraをハブとして、Okta（アカウント発行の自動化）、Jira（IT作業の受付・対応）、Slack（通知・コミュニケーション）などの各種SaaSとAPI連携したアーキテクチャを構築した結果、以下の成果が得られました。

●リードタイムの大幅短縮：延べ1週間を要していたアカウント準備作業が、実質「半日」で完了しました。
●転記ミスの撲滅：人事入力データが直接各SaaSへ流れるため、手作業による入力ミスが完全に解消されました。
●リアルタイム性の向上と滞留検知：プロセスの進捗がリアルタイムに可視化され、タスクの滞留を即座に検知できるようになりました。処理完了後すぐに結果が人事へ通知されることで、入社当日を安心して迎えられる環境が実現しました。

また、外部ツールとの連携を支える「自作アドオン」の柔軟な拡張性も大きな鍵となりました。実装ルールを生成AIに学習させることで、開発のハードルを大幅に下げ、現場の細かなニーズに対しても極めて迅速に機能を実装できる体制を構築しています。

今後の展望：AI時代こそ「プロセス統制」が鍵

AIが反復業務を担う時代において、クララ株式会社は「AIが処理を行い、人が最終判断をする」形が一般化すると考えています。「AIに置き換わる業務があっても、プロセス全体を俯瞰すれば必ず人の判断が必要なポイントが存在する」という前提のもと、今後もQuestetraを人・AI・SaaSをつなぐ中心に据え、クララの掲げるミッションである、「次の時代を道をつくる」業務プロセスの構築に取り組んでいく方針です。

まとめ

クララ株式会社は、Questetra BPM Suiteを基盤としたSaaS連携により、新入社員向けアカウント準備のリードタイムを実質半日へと短縮し、転記ミス撲滅やリアルタイム性の向上といった効果を実現しました。今後もAI時代におけるプロセス統制の重要性を踏まえ、Questetraを活用した業務プロセス構築を進めていく方針です。

関連リンク

https://questetra.com/ja/customers/clara-202604/

https://questetra.com/ja/