福山市、クラウド型ワークマネジメントツール「Asana」導入で業務改革を推進

概要

双日テックイノベーション株式会社（STech I）は、広島県福山市と連携し、クラウド型ワークマネジメントツール「Asana」の導入・定着支援を実施しました。これにより、福山市はDX推進や働き方改革の一環として、業務管理方法の統一と「誰が・何を・いつまでに」の可視化による、担当者依存からの脱却とスムーズな引継ぎ体制の構築を目指しています。
導入背景：職員減少による人材確保の困難化、市民サービスの質維持・向上の必要性。
課題：業務・判断の担当者依存、部署横断での進捗共有の遅延、情報ツールの分散化。
目的：「人に依存しない業務の標準化」と「組織全体での仕事の見える化」。
導入ツール：クラウド型ワークマネジメントプラットフォーム「Asana」。
導入支援：STech Iによる、試行導入、研修・オンボーディング支援、チャンピオンユーザー育成、段階的な利用拡大。
導入効果：職員の自己業務管理能力向上、進捗報告時間の削減、異動・欠員時のスムーズな業務引継ぎ。

福山市におけるAsana導入と展開

福山市は、人口減少と職員確保の困難化という構造的な課題に直面する中、限られた人材で市民サービスの質を維持・向上させるため、業務の標準化と仕事の見える化を実現するべく、ワークマネジメントの観点から抜本的な改革に取り組んでいます。従来、業務や判断が特定の担当者に依存し、担当異動時の引き継ぎ負荷が大きい、部署横断の取り組みでの進捗共有に時間がかかる、会議やメール、Excel、チャットなど複数のツールに情報が分散し最新状況が分かりにくい、といった課題がありました。これらの課題を解消するために、プロジェクトマネジメントの考え方を全庁に広げ、その土台となる共通の業務管理基盤としてAsanaを採用しました。
STech Iは、自社の1,000名規模でのAsana全社導入・運用経験を活かし、部門横断プロジェクトでの試行導入から始まり、プロジェクトマネジメント研修や現場へのオンボーディング支援を通じて担当者が自律的に使いこなせる状態を目指しました。さらに、Asana活用を牽引するチャンピオンユーザーを育成し、庁内にノウハウを還流させることで、成果が確認できた部門から順に利用部門・利用シーンを拡大していく、というスモールスタートと段階的な拡大を組み合わせたアプローチを取りました。この結果、2025年末時点で約3,000名の職員がAsanaを利用する体制へと発展し、プロジェクト管理だけでなく、日常業務や依頼管理といった「毎日の仕事」の基盤としても活用が広がっています。

Asana導入による業務効率化と大規模プロジェクトへの貢献

Asanaの活用が進むことで、福山市では職員アンケートで「自分の業務を管理できている」と回答した割合が導入前と比べて約30％増加するなど、職員の自己業務管理能力の向上に寄与しています。また、これまで階層を一段ずつ辿っていた進捗報告が、Asana上で一元的に確認できるようになり、報告にかかる時間と負荷を削減しました。タスクや案件の背景・判断理由がAsana上に蓄積されることで、担当者の異動や欠員があっても、業務を止めずに引き継げる状態が実現しています。さらに、「第20回世界バラ会議福山大会2025」のような大規模プロジェクトにおいても、多くの部署や外部関係者が関わる中で、タスクや進捗、課題をAsana上でリアルタイムに共有することで、ボトルネックの早期発見や合意形成の迅速化を実現しました。これらの事例で得られた知見や運用ノウハウは、自治体のみならず、民間企業における全社プロジェクトや変革プロジェクトにも有効な参考モデルとなります。

まとめ

福山市は、STech Iの支援のもと、Asanaを導入し、業務管理の標準化と可視化を進めることで、職員の業務効率向上、スムーズな引継ぎ体制の構築、そして大規模プロジェクトの円滑な推進を実現しました。今後は、Asanaの活用領域をさらに広げ、AI機能の活用も視野に入れ、限られたリソースで高い価値を生み出す業務プロセスへの転換を目指します。

関連リンク

https://collab.sojitz-ti.com/asana/case/asana-case-fukuyama-city-hiroshima.html/
https://www.soumu.go.jp/iken/kazu.html
https://www.sojitz-ti.com/